Problemi e Soluzioni

Ogni sistema di Business Intelligence (BI) crea aggregazioni sulla base della categoria assegnata alle richieste di acquisto, agli ordini, alle fatture, alle anagrafiche e a molti altri dati trattati nei sistemi ERP e altri sistemi transazionali. Una categorizzazione errata comporta inevitabilmente un report sbagliato creato dal sistema di BI. Le cause di questo risiedono nel fatto che l'utente finale che assegna la categoria, da un lato non è motivato a prendersene cura e dall’altro lato la tecnologia attuale degli ERP non lo supporta in modo semplice e preciso. Questo problema è causa di un aggravio di lavoro (e tempo) da parte del personale che deve essere coinvolto nella correzione manuale dei dati. Occorre tener presente che anche la correzione manuale degli errori è esposta a sua volta ad errori umani e quindi, in definitiva, la qualità della produzione dei sistemi BI non può essere completamente attendibile. Quindi se state combattendo con il problema della categorizzazione sbagliata, migliorate il processo di acquisto e di reporting BI, rendendo subito tutti gli utenti finali ERP qualificati al livello del più esperto Category Manager dell’azienda. Come? Con lo MG Prompt, un assistente web basato su un algoritmo di autoapprendimento, che suggerisce automaticamente un adeguato e breve elenco di categorie che si adattano alla descrizione di una richiesta di acquisto, o di un nuovo materiale, in un insieme di più domini e lingue, consentendo all’utente di assegnare la categoria corretta. MG Prompt accelera e migliora drasticamente la qualità del processo manuale di selezione della categoria, che è una azione obbligatoria in molti processi di acquisto all'interno dei sistemi ERP.

Fusioni e acquisizioni (M & A) sono importanti per la crescita delle imprese. Uno dei fattori che giustificano tali movimenti in termini di redditività, sono le sinergie che si possono ottenere dall’aggregazione dei volumi di acquisto. In alcuni settori queste sinergie sono strategiche e già giustificano il processo di M & A. Ecco perché è fondamentale raggiungere tali sinergie il più rapidamente possibile. Tuttavia, in pratica, ci sono barriere che possono contenere ed impedire tali processi. E’ sicuramente possibile creare rapidamente una Direzione Acquisti centralizzata, ridefinendo i ruoli del personale dal livello locale a quello corporate. Ma i nuovi Corporate Category Manager, hanno bisogno di sistemi IT che diano loro una adeguata visibilità sui costi complessivi sotto il loro controllo. Nel caso di aziende ed organizzazioni complesse, multinazionali, magari con più di un sistema ERP, la visione globale del modello di consumo può essere difficile da raggiungere. La risposta tradizionale al problema è stato cercare di unificare ERP (processi costosi, lenti e difficili da implementare), o cercare di ottenere tale visibilità attraverso l’implementazione di soluzioni di Business Intelligence (BI). Ma coloro che utilizzano questi sistemi sanno che la qualità dell'analisi dei dati di spesa è spesso scarsa e insoddisfacente. Un Direzione Acquisti di gruppo ha bisogno di un unico sistema di classificazione 'per natura', allo scopo di dare ai category manager una visibilità della spesa dettagliata e la visibilità dei costi sotto il loro controllo, qualunque fosse la precedente classificazione nei sistemi originali. I sistemi ERP nei loro database, contengono preziose informazioni nei campi di descrizione degli ordini e delle fatture ma, tali informazioni non sono usabili in quanto sono dati non strutturati. Lo stesso vale per i sistemi di BI. Oggi questi dati possono essere estratti e sfruttati con un processo automatico per mezzo dell’utilizzo della tecnologia semantica con le soluzioni Creactives. TSV (Total Spending Visibility) consente di classificare e rendere oggetti e servizi visibili, anche se descritti in diverse lingue, con codici diversi, da più di un ERP, in una unica tassonomia con il livello di dettaglio necessario per consentire al Category Manager di identificare le opportunità di risparmio ed ottimizzazione della spesa, di agire e monitorare i risultati.

Il settore retail continua a crescere. La gestione del punto vendita (PV) ogni giorno deve gestire il rifornimento non solo dei prodotti da vendere, ma anche di tutta una serie di beni e servizi necessari all’attività del PV. La gestione ottimale di questo tipo di costo richiede approvvigionamenti centralizzati ed acquisti decentralizzati. Gli acquisti devono concentrare i loro sforzi sulla creazione di accordi quadro con i fornitori di beni e servizi, negoziare i prezzi unitari ed i livelli di servizio; ma si deve delegare gli acquisti reali ai singoli PV, automatizzando il processo per quanto possibile ed intervenendo solo in caso di eccezioni alla politica aziendale. In molti mercati è possibile ottenere accordi con i fornitori a livello mondiale per la fornitura in diversi paesi. Ciò rappresenta una grande opportunità per aggregare i volumi ed ottenere sconti significativi. Un altro aspetto, che non deve essere ignorato, è il costo del processo di acquisto. Questo rappresenta un costo nascosto che spesso può superare quello dei beni acquistati. TSV (Total Spending Visibility) consente alle aziende di avere un modello di consumo aggregato di questi beni e servizi. 3SP (Semantic Self Service Procurement catalog ) consente di delegare l'approvvigionamento di ogni PV e di automatizzare il processo.

Molte industrie sono caratterizzate da una elevata intensità di capitale in stabilimenti ed attrezzature. Industrie manifatturiere primarie, come cementifici o acciaierie, impianti di produzione di energia elettrica, estrazione di petrolio e gas, trasporti su rotaia, hanno anche cicli di manutenzione complesse su macchine con una lunga durata. In queste situazioni lo stock dei pezzi di ricambio tende ad aumentare inesorabilmente. Le ragioni che conducono a questa situazione sono varie: nuove macchine, linee di produzione, modelli di prodotto, acquisizioni societarie e fusioni, la migrazione a nuovi ERP, sono tutti fattori che generano la creazione di nuovi codici SKU. Nuovi codici significa automaticamente nuovi item di magazzino, con costi di acquisto e di stoccaggio associati. Questa situazione non solo aumenta i costi di magazzino, ma ostacola anche altri processi di ottimizzazione, come ad esempio il confronto tra i diversi processi di manutenzione per identificare le migliori pratiche. La tecnologia semantica ci permette di ridefinire il magazzino, ridurne le dimensioni e ad accelerare la sua rotazione. TSV (Total Spending Visibility) dà un quadro del modello di consumo storico dell’azienda, con una classificazione granulare dei costi dei componenti, mettendo in evidenza i componenti acquisiti attraverso "Maverick", acquisti che ignorano le regole aziendali da parte dei fornitori non approvati dagli acquisti. TAM (Technical Attribute Management ) identifica gli item che potrebbero risultare duplicati, consentendo di ridurre le scorte e aumentare la rotazione.

La proliferazione degli item è uno dei problemi di gestione più difficili nell'industria manifatturiera. Una delle cause principali è che nuovi item sono continuamente introdotti in fase di progettazione del prodotto. Il problema è ulteriormente amplificato a valle del processo di progettazione e produzione, perché la maggior parte dei sistemi informatici che gestiscono questi processi (CAD / CAM, PLM, ERP), affrontano il compito dal loro punto vista specifico e il più delle volte non condividono una base dati comune, ma ne creano una propria. Ma le strategie di produzione “lean” e il miglioramento della qualità come “Six Sigma” impongono che la proliferazione sia tenuta sotto controllo, favorendo il riciclo e il riutilizzo dei componenti esistenti. I benefici del riutilizzo sono enormi, in termini di semplificazione e di riduzione delle scorte di produzione, sia in fase di produzione che post vendita. Il riutilizzo si basa su avere il repository dei dati privo di duplicazioni, con descrizioni e caratteristiche tecniche complete, il che rende facile la ricerca per un componente che soddisfa le esigenze del nuovo prodotto. È perciò necessario avere un sistema che eviti la creazione di un nuovo componente se questo già esiste ed è stato utilizzato in prodotti precedenti. La tecnologia semantica Creactives aiuta a raggiungere questi obiettivi. Creactives TAM (Technical Attribut Management) supporta i progettisti nel massimizzare il riutilizzo dei componenti.